Kommunale Daseinsvorsorge: Transformation zwischen Verlässlichkeit und Veränderung

Strom muss fließen. Wasser muss verfügbar sein. Der öffentliche Verkehr muss funktionieren. Und Kund:innen erwarten heute gleichzeitig unkomplizierte digitale Services, rasche Antworten und persönliche Erreichbarkeit. Unternehmen der Daseinsvorsorge können sich Veränderung deshalb nicht aussuchen. Gleichzeitig können sie ihren laufenden Betrieb nicht einfach für einige Monate unterbrechen, um ihre Organisation neu zu erfinden. Genau darin liegt eine besondere Managementaufgabe.

In Transformationsprojekten erleben wir immer wieder, dass Organisationen nur an einzelnen Symptomen ansetzen: Ein Prozess dauert zu lange. Eine Schnittstelle funktioniert nicht optimal. Ein neues IT-System soll eingeführt werden. Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig. Oder die steigende Zahl an Kundenanfragen bringt bestehende Strukturen an ihre Grenzen. Das ist nicht per se schlecht. All diese Beobachtungen können wichtige Ansatzpunkte sein. Nachhaltige Veränderung entsteht jedoch selten durch die isolierte Optimierung eines einzelnen Prozesses.

Unsere Erfahrung zeigt: Organisationen werden dann leistungsfähiger, wenn Führung, Prozesse, Systeme und Menschen gemeinsam betrachtet werden.

Das bedeutet beispielsweise:

• Sind Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege klar?
• Funktionieren die Schnittstellen zwischen den Bereichen?
• Gibt es klare und funktionierende Kommunikationskanäle?
• Unterstützen die Prozesse tatsächlich die gewünschte Leistung?
• Werden vorhandene Systeme sinnvoll genutzt?
• Gibt es Kennzahlen, mit denen Führung und Organisation wirksam steuern können?
• Verfügen Mitarbeitende über das notwendige Wissen und die entsprechenden Handlungsspielräume?
• Und vor allem: Passt das alles zu einem gemeinsamen Zielbild?

Gerade in historisch gewachsenen Organisationen greifen diese Fragen unmittelbar ineinander. Deshalb beginnt operative Transformation für uns nicht mit einer langen Maßnahmenliste. Sie beginnt mit Orientierung.

Wir analysieren zunächst gemeinsam mit der Organisation, wie Strukturen, Abläufe und Zusammenarbeit heute tatsächlich funktionieren. Dazu gehören Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden ebenso wie Prozessanalysen, die Betrachtung von Schnittstellen, Systemen und Kennzahlen sowie die unmittelbare Beobachtung von Abläufen. Erst daraus entsteht ein gemeinsames, belastbares Bild des Status quo.

Der nächste Schritt ist mindestens genauso wichtig: Wie soll die Organisation künftig funktionieren?

Ein gemeinsames Zielbild schafft die Grundlage dafür, Rollen, Prozesse, Steuerung, Digitalisierung und Kompetenzentwicklung aufeinander abzustimmen. Daraus lässt sich ein priorisiertes Maßnahmenprogramm entwickeln – mit konkreten Verbesserungen, Quick Wins und einer realistischen Umsetzungsperspektive.

Denn Transformation ist für uns nicht abgeschlossen, wenn eine Präsentation fertig ist. Dann beginnt sie erst richtig. Die Phase nach einer Entscheidung, also ihre Umsetzung, ist oft sogar wichtiger als die Entscheidung selbst. Erst im begleiteten Umsetzen werden Entscheidungen Schritt für Schritt wirksam.

Für Prokop Sonner & Partner ist die Arbeit mit Unternehmen der kommunalen Daseinsvorsorge ein Schwerpunkt, der uns besonders am Herzen liegt. Jeder positive Beitrag wirkt sich auf die Angebote und Leistungen für die Menschen in der Region aus – und damit unmittelbar auf deren Lebensqualität.

Mit den Kreiswerken Main-Kinzig in der Nähe von Frankfurt (D) arbeiten wir mittlerweile in mehreren Projekten erfolgreich zusammen. Die Kreiswerke Main-Kinzig stehen beispielhaft für ein regional verankertes Unternehmen der Daseinsvorsorge, das Verlässlichkeit und Zukunftsorientierung miteinander verbindet.

Neben ihrem Versorgungsauftrag beschäftigen sich die Kreiswerke aktiv mit der Frage, wie Organisation, Kundenservice und digitale Angebote weiterentwickelt werden können, um auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Wir erleben die Zusammenarbeit dabei als offen, professionell und lösungsorientiert – mit dem klaren Anspruch, Bewährtes zu erhalten und gleichzeitig neue Wege zu gehen.

Die Zusammenarbeit ist für uns auch deshalb besonders spannend, weil Unternehmen wie die Kreiswerke exemplarisch für eine besondere Form unternehmerischer Verantwortung stehen: Sie verbinden wirtschaftliches Handeln mit Versorgungssicherheit, regionaler Verantwortung und langfristiger Infrastrukturentwicklung.

Aktuell beschäftigen wir uns gemeinsam unter anderem mit Fragen der organisatorischen und operativen Weiterentwicklung. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche Strukturen, Prozesse und Steuerungsmechanismen zur jeweiligen Organisation und ihren zukünftigen Anforderungen passen. Wir schätzen insbesondere den offenen, professionellen und lösungsorientierten Austausch mit den Verantwortlichen der Kreiswerke.

Stadtwerke, Energieversorger, Verkehrsunternehmen, Gesundheitsorganisationen und andere Unternehmen der Daseinsvorsorge unterscheiden sich von vielen klassischen Industrie- oder Dienstleistungsunternehmen.

Sie beschäftigen sich oft mit Themen wie:

• Versorgungsauftrag und Wirtschaftlichkeit,
• Lokaler Verantwortung und Bürgeranliegen,
• Finanzierungsmöglichkeiten und Preissetzungsmöglichkeiten,
• Politischem Spielraum und Auftrag,
• Stabilität und Veränderung,
• öffentlicher Verantwortung und Wettbewerb,
• langfristiger Infrastruktur und zunehmender Digitalisierung.

Das verlangt nach Transformationsansätzen, die diese Rahmenbedingungen verstehen und berücksichtigen.

Unsere Aufgabe als Berater sehen wir deshalb nicht darin, einer Organisation von außen zu erklären, wie sie zu funktionieren hat. Vielmehr wollen wir gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden herausarbeiten, was bereits gut funktioniert, wo Potenziale liegen und welche Veränderungen tatsächlich Wirkung entfalten können.

Dabei hilft uns, dass wir selbst aus operativer Führungsverantwortung kommen. Wir betrachten Transformation nicht ausschließlich aus der Perspektive von Konzepten und Modellen, sondern stets auch unter der Frage: Funktioniert das auch am Montagmorgen im Alltag der Organisation?

Gute Transformation verbindet aus unserer Sicht vier Dinge:

• Orientierung schaffen: Verstehen, wo die Organisation steht und welche Herausforderungen tatsächlich relevant sind.
• Klarheit herstellen: Zielbild, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Steuerung definieren.
• Prioritäten setzen: Nicht alles gleichzeitig verändern, sondern jene Hebel identifizieren, die den größten Beitrag leisten.
• Umsetzung ermöglichen: Veränderung gemeinsam mit der Organisation in den operativen Alltag bringen.

Denn gerade Unternehmen der Daseinsvorsorge brauchen nicht Veränderung um der Veränderung willen. Sie brauchen Strukturen, die verlässlich funktionieren und gleichzeitig veränderungsfähig bleiben.

Genau dazu wollen wir als Transformation Consultants einen Beitrag leisten.